1905 yılında kurulan ve sürekli yeniliklerle büyüyen Robroy Industries, PVC kaplı boru elektrikli ekipman pazarında tanınmış bir şirket. Çalışanları karar alma sürecinin bir parçası haline getiren şirketin vizyon beyanına göre, tüm ekip üyelerinden beceri ve bilgi açısından gelişmeleri bekleniyor ve teşvik ediliyor. Yalnızca çalışanlarını eğitmekle yetinmeyen Robroy, olağanüstü bir şey yaparak müşterilerini de eğitiyor. Müşterilerinin ve iş ortaklarının korozyon önleme konusunda kanıtlanmış stratejileri anlamalarına yardımcı olmak için Korozyon Koleji’ni kuran firma, akredite çalıştayını Robroy Texas Genel Merkezi’nde aylık olarak gerçekleştiriyor. Operasyonlarını iyileştirmede teknolojinin rolünü her zaman önde tutan Robroy, bunu sonuç odaklı, pragmatik bir şekilde yapıyor. Tesisi, PVC kaplı bağlantı parçaları, kanal ve borular için yüksek sıcaklık ve kimyasal işlemler kullanan bir tesisten çok, bakımlı bir teknik montaj operasyonu merkezine benzeyen firma, maliyetleri düşürmeye, müşteri hizmetlerini geliştirmeye ve verimliliği artırmaya odaklanarak çeşitli teknolojiler ve otomasyondan yararlanırken, bunu iş süreci ve personel uygulamalarıyla birleştiriyor.

Robroy’un işle ilgili gerçekçi hedefleri

Teknolojiyi bir araç olarak kullanarak hedeflerini işle ilgili tutan Robroy’un Yöneticisi ve Operasyon Direktörü David Marshall, “Otomatik bir sistemi devreye almak isabetli bir karardır; ama zaten sahip olduğunuz şey kötü bilgiyse, kötü bilgiyi daha hızlı alırsınız. Otomatik bir sistem bu sorunu çözmez. Bir sorunu çözmeniz, ardından çözümü otomatikleştirmeniz gerekir” dedi.

İşletme maliyetlerini, özellikle dolaylı, işlem ve işçilik maliyetlerini azaltmak: Marshall, “Tam olarak aynı miktarda işiniz varsa, bunu daha az kişi ve işlemle yapabilmelisiniz” diye konuştu. Robroy’un işle ilgili olan hedeflerini örneklendiren Sevkiyat ve Teslimat Yöneticisi Charley Butts ise, “Döngü sayımını uygulayın ve yıllık fiziksel envanteri temizleyin. Robroy, döngü sayımının yıllık envanter sayımlarına kıyasla sağladığı aciliyet, doğruluk ve maliyet tasarrufu avantajlarını arzuluyordu. Döngü sayımı benim için bir numaralı sorundu” dedi.

Gerçek zamanlı bilgi edinmek: Manuel sistemde siparişler kargoya verildiğinde bilgiler sisteme giriliyor ancak müşteri hizmetleri ve diğer departmanlar anında erişim sağlayamıyordu.

Aylık iş artışlarını yönetme kapasitesi sağlamak: Robroy’un siparişlerinin %20’si ayın son 48 saatinde gönderilir. Robroy’un bu dalgalanmayı işleme ve onunla birlikte gelen artan hata oranlarını azaltma becerisini geliştirmesi gerekiyordu. Robroy’un hata oranını düşürmesi ve gelecekteki toplama ve nakliye hatalarını önleme becerisini geliştirmesi gerekiyordu. Sipariş toplama doğruluğunu iyileştirmekle ilgili konuşan Butts, “Doğruluk en önemli öncelikti” dedi.

İşin hızını kontrol etmek: Emeğin nasıl ve ne zaman kullanılacağını tahsis etmek temel bir hedefti. Manuel sistemde, tüm siparişler yazdırıldı ve toplayıcılara bırakıldı, bu da esasen kuyrukta ne olduğuna göre iş temposunu belirlemelerine imkan tanıdı. Robroy, sipariş toplama sürecinin hassas bir şekilde yönetilmesini istiyordu.

Cisco-Eagle’ın sistematik yaklaşımı

Beklentilerini karşılayacak bir depo yönetim sistemi için Dallas merkezli Cisco-Eagle’ı bir operasyonlarını değerlendirmeye davet eden Robroy, işe mevcut işlem hacimlerini belirlemek için işlemleri haritalandırarak başladı. Buna paralel olarak, manuel veya gereksiz işlemleri azaltmak ve gerçek zamanlı operasyonel kontrolü artırmak için standart WMS işlevselliğinden yararlanmak üzere gelecek süreçleri tanımlandı. İşlem hacimlerindeki azalma, analizlerle iş gücü tasarrufuna dönüştürüldü. Belirlenen tasarruflar, WMS yatırım getirisinin temelini oluşturdu. Süreç, ön uçtaki işlemin ayrıntılarına odaklandı. Ardından, yazılım spesifikasyonu için ayrıntılı bir gereksinim belgesi geliştirildi.

Standart WMS işlevselliği içinde hedeflerine ulaşmak ve bir projeyi rayından çıkarabilecek pahalı ve zaman alıcı özelleştirmelerden kaçınmak isteyen ekip, iş hedeflerini tanımladığında, yazılım paketlerini karşılaştırmak için bunları bir yazılım çözümüyle kaplayabildi. Nihai sonuç, kutudan %90’dan fazlasının çıktığı bir WMS sistemiydi. Çözümle ilgili karşılıklı konuşan firma yetkililerinden Robroy’un Operasyonlardan Sorumlu Başkan Yardımcısı Billie Traywick, “Bizim için doğru karar, tüm ön planlamaydı. Anahtar, elimizden geldiği kadarını koruyordu” dedi. Cisco-Eagle’ın sistematik bir yaklaşım sağladığını vurgulayan Traywick, “Varmamız gereken kilometre taşları vardı ve tedarikçileri masaya oturtacak uzmanlığa sahip birini arıyorduk. Hedeflerimizi, zaman süreçlerini, faaliyetleri ve bunun gibi şeyleri ayrıntılı bir şekilde inceledik” ifadelerini kullandı. Butts ise, “Bu sistem üzerinde birçok ön uç düşünce yaptık. Birçok farklı senaryodan geçtik bunula ne yapılacak? Malzeme işleyicilerini nasıl etkileyecek? İşleri yapmanın yeni bir yolunu bulmaları gerekiyordu” diye ekledi.

Ödün vermeyen yaklaşım

Robroy, bu metodik süreç için bir kamyon dolusu ham maddenin nakliye limanına vardığı andan bir dolu işlenmiş siparişin sevk edildiği ana kadar olabilecek her şeyi incelemeye aldı. Tüm temeller kapsanacak şekilde süreçler ve senaryolar haritalandı. Marshall, “Bu alın terinin karşılığı. Kurulum tesadüfiydi ve zor bir işti. Cisco-Eagle, yapılması kolay bir şey olmasına rağmen ilkelerinden ödün vermedi. Sadece bir sipariş fazla almak için bütünlüklerinden ödün vermezler. Satıcı analizi ve seçimi dışında yaptıkları en önemli şey, insanlarımızın zihnini buna hazırlamaya başlamalarıydı” dedi. Traywick ise, “Cisco-Eagle doğru ortaktı çünkü bize meydan okudular. Bu sadece bir evet süreci değildi. ‘Bunu bunun için istediğini düşünmüyorum’ derlerdi. Bence bunu düşünmek isteyebilirsiniz. Bu sadece dolar ticareti meselesi değildi” açıklamasında bulundu. Seçim süreci, Robroy’un sağlam RF yetenekleri, depolama ortamı, döngü sayımı ve süreç kontrolü açısından esnekliği nedeniyle Minerva’nın AIMS paketini seçmesine yol açtı.

Başarı için eğitim

Robroy, çalışanlarını eğitmek ve eğitmek için önemli bir yatırım yapıyor, bu nedenle WMS sistemi için eğitime odaklandı. Marshall, “Tüm ön çalışmaların amacı yazılımı davranışlarla tutarlı hale getirmek yerine, davranışları yazılımla tutarlı olacak şekilde yeniden düzenlemekti. Herkes bunu beş dakikalık bir eğitimle yapabilmelidir” dedi. Butts, “Uygulayıcılar sisteme alıştıkça daha da iyi oluyoruz. Sisteme başladığınızda, bunu nasıl doğru yapacağınızı öğreniyorsunuz. Gittikçe daha iyi oluyorsunuz. O işlemde neler olduğunu anlamaya başlıyorlar. Sipariş toplama işleminde ileriyi düşünüyorlar. Sistemin devreye girdiği gün, Robroy normal çalışmasını sürdürdü. Birinci günün sonunda canlı üretime geçmenin başarı olduğunu biliyorduk. Organizasyonu boğmadı. Hiçbir müşteri sistemi değiştirdiğimizi fark etmedi” diye konuştu.

Döngü sayımı, yıllık envanter çıkışı

Robroy, yıllık fiziksel envanterini, fayda sağlamaya devam eden sağlam bir döngü sayma sistemiyle değiştirebildi. Manuel sistemde Robroy, parça gruplarının sayımında tekil işlemlere güvendi. Döngü sayımında, gerçek zamanlı olarak sayma ihtiyacının zorunlu olduğunu belirten Butts, “Manuel sistemde neyin sayıldığını ve sayılmadığını bilmiyorduk. Döngü sayımı, her bir konumdaki her bir öğenin yıl boyunca belirli bir zamanda sayılmasını sağlar. Faydalar, yıllık envanteri ve işçilik maliyetlerini ortadan kaldırmanın ötesine geçer. Döngü sayımı, Robroy’un envanter seviyelerini belirlemesine ve işçilik maliyetlerini düşürmesine yardımcı olur. Sistem bize yüksek hareket edenleri, düşük hareket edenleri vb. söyleyebilir. Daha yüksek hacimli öğeleri saymamıza yardımcı oluyor. Üç yıldır orada duran bir parçanız varsa, onu her yıl saymanın bir anlamı yok ve tekrar tekrar sayıyorsunuz ve asla hareket etmiyor. Bu zamanı ortadan kaldırın” açıklamasında bulundu. Traywick, “Artık envanter doğruluk ölçümleri var. Günlük bazda, envanter ayarlamaları olsun veya olmasın doğruluğu görebiliriz. Bu sayıyı döngü sayımı ile istediğimiz zaman yazdırabiliriz” diye ekledi.

Tüm siparişlerin %20’sini zamanın %10’unda gerçekleştirme Robroy’un sevkiyatlarının yüzde 20’si ayın son 48 saatinde gerçekleşiyor, bu da potansiyel bir nakliye darboğazı yaratıyor ve bu sipariş doldurma telaşı sırasında hata oranlarının artmasına neden oluyor. WMS uygulamasından bu yana, hata oranı sorunları ortadan kalktı. Bir dizi rekor çeyreğe rağmen, geciken sipariş akışı, ek personel sayısı veya iş akışını etkilemeden dolduruldu. Konuyla ilgili konuşan Marshall, “Bizi esnetmiyor. Hata oranlarımız ayın son üç gününde hızla yükseliyordu. Bu da işlem maliyetlerini artırıyor. İşinizin yüzde yirmisini mevcut sürenin yüzde 10’unda sevk edebilme ve doğruluğu koruyabilme yeteneği önemlidir” dedi.

Gerçek zamanlı gerçek bilgi

WMS uygulamasından bu yana Robroy, daha yüksek hacimli siparişlerde personel sayısını artırmadan müşteri hizmetlerini iyileştirdi. Butts, “Sistem otomatik olarak takip bilgilerini müşteri hizmetlerine gönderiyor. Bu bilgilere gerçek zamanlı erişimleri var” dedi. Sistem, müşteri hizmetlerinin yalnızca istisnalara dahil olmasını sağlar. Önceden, bir temsilcinin WMS uygulaması tarafından otomatikleştirilmiş veya ortadan kaldırılmış müşteri hizmetleri durumlarına müdahale etmesi gerekiyordu. Konuyla ilgili Cisco-Eagle Malzeme/Hizmet Müdürü Donna Waterstraat “Her şeyi en kısa sürede biliyoruz. Bir nakliye hatası olursa ki bu günlerde çok nadir görülür, müşteriden önce buluruz” dedi. Marshall ise, “Bilgi herkes tarafından görülebilir. Ben de dahil olmak üzere bu binadaki herkes bir müşterinin siparişine bakıp kargoya verilip verilmediğini anlayabilir. Siparişlerin %90’ını yönetmiyoruz. Yalnızca istisnaları yönetiyoruz” diye konuştu.

Bugünlerde Robroy’da toplama hatası yapmak zor. Bir parça doğru stoklanırsa tedarik zinciri boyunca hızlı ve doğru bir şekilde ele alınabileceğine inandığını dile getiren Butts, “Yanlış yerden çekemezsiniz. Yanlış parçayı çekemezsiniz. WMS, hızdan çok doğrulukla ilgilidir. Hala o parçayı seçmeniz, yine de kutuya koymanız, yine de bir kamyona yükleyip göndermeniz gerekiyor. İşleri daha hızlı ve daha akıllıca yapabilirsiniz ve bunlar zamandan tasarruf sağlar; ancak getirdiği en büyük şey ben doğruluk” ifadelerini kullandı.

İşlem maliyetlerinin düşürülmesi

Marshall’a göre WMS sistemi, kesmesi gereken operasyon boyunca dolaylı işlem maliyetlerini ortadan kaldırıyor. Örneğin, yanlış bir sipariş, bir dizi departmanda işlemlere neden olur ve birden fazla kişiyi içerir. Bir sevkiyat memurunun bu siparişi girmesi, bir müşterinin bir müşteri hizmetleri temsilcisiyle iletişime geçmesi, temsilcinin düzeltmesi ve tüm sürecin yeniden yapılması gerekiyordu. Bu; muhasebe, depo, müşteri hizmetleri ve üretim personelini kapsayabilir ve bunların tümü, WMS sisteminin süreçten çıkardığı iki işi yapıyor olabilir. Nakliye sürecine örnek veren Butts, “Pek çok iş değişti. UPS gönderilerini işlemek eskiden zaman alıcıydı. Tüm bilgileri girmeniz gerekiyordu. O gitti ve artık UPS akışına kilitlendik. Bu, UPS siparişlerinde çok zaman kazandırıyor” dedi.

UPS sisteminin Robroy’un iş sistemiyle sıkı bir şekilde entegre olması nedeniyle özel bir paket nakliye memuru pozisyonu ortadan kalktı. Sistemin devreye girmesinden bu yana üç rekor çeyrekte Robroy, diğer maliyetlerin yanı sıra bu maliyetleri de düşürmeyi başardı. Aynı zamanda önemli müşteri hizmetleri süresini de serbest bıraktı. Konuyla ilgili Waterstraat, “Bana başka şeyler yapmak için daha fazla zaman veriyor” dedi. Ekibi, hatalarla uğraşmak veya bilgi bulmak yerine istisnalarla ilgilenmeye ve genel olarak daha iyi hizmet sunmaya odaklanabilir.

Sürekli iş akışı

İşin hızını kontrol etmek Robroy için önemliydi. Nakliye operasyonunda bu özellikle hayati önem taşıyordu. Butts, “WMS’den önce çalışma sayfalarını yazdırdık ve pencereye koyduk. Toplayıcılar gün boyunca ellerinden geldiğince çekti. Çekilmeyeni sabaha kadar iptal etmek zorunda kaldık. Toplayıcılar, çekmek istedikleri işi seçip seçebiliyordu, böylece kimin neyi, ne zaman çekeceğini kontrol edemiyorduk” diye konuştu. WMS sistemi, Butts’a tam olarak neyin, ne zaman ve kim tarafından çekildiği konusunda kontrol sağlayarak değişiklik yapmak için kolay erişim sağlayarak bu dinamiği değiştirdi. Konuyla ilgili Butts, “Kanal çekmeye, parçaları çekmeye ve kamyonları yüklemeye yardımcı olmak için insanları üretimden çekebilirim. Önlerinde ne olduğunu görebiliyorum. Yükün nerede olduğunu biliyorum. Toplayıcıların ne çekeceğini biliyorum. İnsanları aşırı yüklemeden sürekli bir iş akışı sağlayabiliyorum. Eğilim şu ki daha fazlasını, daha hızlı seçebiliyoruz ve bu doğru olacak” dedi.

Kaynak: www.cisco-eagle.com